前台行政(前台行政工作内容)

本站提供的前台行政(前台行政工作内容),小编已经介绍了很多关于文章,那么今天小编就为大家带来一篇新文章。前台行政

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一、日常接待

1. 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

2. 接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

3. 接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。

4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。

5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

6. 接待频繁往来的相关人员:

a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。文章转载自: 规章制度频道 原文地址:行政前台工作职责

b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

c) 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、 办公用品管理

1. 盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;

2. 购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;

3. 领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;

4. 结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。

三、日常事务

1. 保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;

2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;

3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;

4. 名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;

5. 每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;

6. 公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;

7. 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;

8. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真;

9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

10. 新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。

11. 积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前准备工作

a) 来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备;

b) 会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;

c) 茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;

d) 相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。

e) 订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;

f) 预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。

2. 会议中服务工作

a) 为开会人员添加茶水;

b) 按照领导要求提供会议支持;

c) 安排专人负责会议中的摄像工作;

3. 会议后完善工作

a) 组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

b) 如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

c) 会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;

d) 会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处。

行政前台工作内容2017-12-03 15:21 | #2楼

前台行政工作

一、卫生清洁

会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。

6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。

7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

二 会议

1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.

得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。 需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。 三 文印、传真、快递、电话管理工作

1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。

传真工作

传真件必须按照公司已有的模板传送。

3、快递工作

收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

四 办公用品采购与管理

1、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;

2、其他公共物品采购计划

公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其

他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。

3、采购流程

一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批; E、做好办公用具入库;

五、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;

2、办公室内物品领取均需登记。

3、每月定时对办公用具进行盘点。

六、办公用品使用管理,

1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;

2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

七 来客接待

接待流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》 ,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访, 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;

3、倒水

4、通知相关工作人员有人来访;

5、来客告辞时起身道别;

6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来, 则需在《客户来访登记簿》上注明;

8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回 复;

9、《客户来访登记薄》需做好归档。

八 档案管理、公文制定、文件收发等工作

1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

2、放行条管理:依次为放行条编码,对相关经手人以及用途做好记录。

3、公司证件:公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

九 通讯录管理

1、熟悉公司人员的及通讯电话,及时更新公司内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。 2、需为新员工申请邮箱,同时更新公司内部员工联系方式。

十 车辆管理

一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由相关负责人签字,行政部留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管-理-员处取车。

十一、网络维护

1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下步骤更改

步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd

B、输入ipconfig(输入法为英语即单击,为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双击tnternet 协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:NO.2011010006.

十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

十三、考勤

考勤记录:下载考勤设备的记录,根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

1、人员外出登记

人员外出登记工作流程:A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等,并由相关领导签字批准方可外出;

B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登;

D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况汇总,与 考勤统计核对。

2、请假:如有员工请假,需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意,需注明理 由再返回申请人。若特殊情况,未能提前提出假期申请,需及时致电相关领导说明事由,征求领导的同意方视为正常请假,回公司要及时补登。

3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤,交由财务部;

十四、招聘

十五、完成领导交代的其他临时性工作。

附:日常工作所需要的联系方式一份。

制作者:卡卡

行政前台工作流程2017-12-03 22:38 | #3楼

一、行政办公管理模块:

(一)环境卫生的保持和检查,植物的维养工作

工作流程:1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20检查公司所有办公场所(包括各办公室、会

议室等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;

2、随时保持办公区整洁,定期在每周六中午组织公司员工彻底清洁;

3、根据办公室《植物维养指南》对办公区域的所有植物进行定期维养,浇水、施肥等,并在《植物维养明细表》上做好详细登记。

注意事项:1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;

2、及时补充抽纸和垃圾袋等,保障公司后勤配备。

相关记录:《植物维养指南》——前台

《植物维养明细表》——前台

(二)报刊杂志的收发

工作流程:1、每天早上9:10整理当日的报纸《成都商报》、《每日经济新闻》送至董事长办公室;

2、每天早上10:20整理当日的报纸《四川日报》、《金融投资报》送至董事长办公室(具体要求见《报刊杂志收发明细表》)。

注意事项:熟悉所有报刊、杂志的送达时间,如果未及时送达应立即打电话给物业询问情况,如物

业不能及时送达,前台应及时到大厅取回。

相关记录:《报刊杂志收发明细表》——前台

(三)对办公区域的管理

工作流程:1、上、下班时检查所有的电源开关;

2、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。

注意事项:1、人员下班后,办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开,未处理应及时帮助

处理,并在第二天上班后提醒同事注意;

2、人员下班后,图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡,如有此类情况,应及时提

醒注意。

相关记录:《员工日常行为规范违规(纪)记录表》——行政主管。

(四)接待——面试、客户来访

工作流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;

3、如有必要,安排来访者前往前台前面的会议桌稍坐片刻;

4、准备招待茶水饮料;

5、通知相关工作人员有人来访;

6、如有需要,每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

8、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来

访登记簿》上注明;

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;

10、及时将用完的《客户来访登记薄》归档保存。

注意事项:1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;

2、《客户来访登记薄》的详细记录,并及时将使用完的记录归档保管;

3、及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

5、中午下班时间段12:00—13:30可以暂时以关闭公司大门,如果有客户来访,可以直接

按下正对大门的前台座位下的开关,即可打开大门;

6、中午办公室必须留一位前台接待人员值班。

相关记录:《客户来访登记薄》——前台

(五)电话的接听和记录

工作流程:1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语:接听外线电话首先以“您好,安盛”来

问候,接听内线电话以“您好,某某部门”来问候。电话结束时礼貌道别,待对方切

断电话,自己再放话筒,电话铃响超过3声,接听电话应该致歉;

2、接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;

3、电话铃响时前台人员须及时转接,接转电话时,看清对方要找的人所在位置,再帮他

转到就近分机,不需要再大声提示。其他人员不要在总机处接听电话。

4、对不知名的电话,自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马电话交给能够处理的

人。在转接前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

5、对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电

话;

6、通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

7、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的。

8、将需要转达的内容及时记录在《来电记录表》上;

9、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收

信息正确无误。

10、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项:1、来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、

信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相关工作人员;

3、如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”);

相关记录:《来电记录表》——前台

(六)日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程:1、每天早上到工位后开启并且检查打印机、一体机、传真机,并及时补充所需的纸张;

2、负责公司日常的打印、复印:打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使

用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时填写《设备报修单》并联络办公设施维

护人员进行检查维修(详见“固定资产的报修与报废流程”);

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项:1、熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸;

2、完成公司日常的打印、复印工作,做到节约资源;

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行

维修;

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸,特殊情况下应申报行政主管同意付费

再使用;

5、节约资源,爱惜纸张;

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录:《设备报修单》——前台

二、行政人事模块:

(一)考勤统计

工作流程:1、8:30采集数据制作当日考勤表,未到的同事致电问明情况(可询问郭主管),如有员

工请假,需提前或在请假后24小时之内到前台填写《请假单》并注明请假原因、时

间及时数、职务代理人;

2、熟练操作门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

3、如有员工未打卡,请24小时内到前台填写《未打卡说明单》;

4、每月1日—5日内前台制作完成上月考勤报表,将门禁考勤统计数据备份并综合外出

登记以及人员请假情况统计考勤,签字后交行政主管审核签字,再交给人力资源部

统计上月考勤情况。

注意事项:1、考勤统计数据备份,综合外出登记统计考勤,签字后交行政主管审核签字;

2、考勤统计作为核工资的依据,应做到实事求是,一视同仁。

相关记录:《临时签到表》——前台

《请假单》——前台

《未打卡说明》——前台

(二)人员外出登记(前台提醒督促)

工作流程:1、所以外出人员应提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程时间;

2、回到公司应立即擦除留言板山的外出留言记录;

3、特殊情况,外出前未登记,应提前电话告知相关负责人及前台。

4、如果下班前不能回公司的人员,应提前电话告知前台做好登记,并在24小时内到前

台填写《未打卡说明表》;

5、考勤人员及时将未打卡详情录入电子文档,便于月底考勤数据汇总。

注意事项:1、外出前的准备并与对方联系;

2、在留言板上及时提前做好详细记录外出办事情况;

3、前台人员负责提醒并督促完成,并做出统计。

相关记录:留言板——办公区

三、文档资料管理:文件的收发

A、纸质文件的收发

工作流程:1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、

收/发单位、项目名称、收/发内容等,还需要求收/发件人签字;

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字;

3、对于需要行政部存档的,前台应复印1份存档,原件交给相应收件人;

4、前台将原件交档案管-理-员存档,并要求档案管-理-员签字确认;

5、发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写《文件

外送单》由收件人签字后返回公司交档案管-理-员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管-理-员归

档。

注意事项:1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》,并要求相关经办人签字,

以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容;

2、及时转交给相关人员;

3、按项目分类交档案管-理-员归档。

相关记录:《收文明细》——前台

《发文明细》——前台

《文件外送单》——前台

B、电子文件的收发

工作流程:1、前台需询问所收/发文件的相关内容,项目名称,需转交对象等;

2、在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”,在该文件夹中建立一个“收”/

“发”的文件夹,然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的

文件夹;

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在《收文明细》/《发文明细》

中记录,收/发方式在备注中注明;

4、及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;

5、当天工作结束后,将接收/发送的文件发至档案管-理-员,由其整理后存至服务器相应

项目文件夹中。

注意事项:1、了解所收/发文件内容,按收/发时间、项目建立相应的文件夹,并做好书面记录,便

于查找;

2、及时将收/发文件转给相关负责人,并确认是否收到;

3、按时将每天收/发的文件发给档案管-理-员,由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

相关记录:收/发电子文件夹——前台

《收文明细》/《发文明细》——前台

四:后勤服务管库模块:

(一)预定用餐、酒店

工作流程:1、熟悉与公司常有业务来往的餐饮商家、酒店;

2、每天上午11:00左右开始统计需要预订用餐的名单,如有需要应清楚了解其需求,及时订餐;

3、如果下午或周末有加班的同事,应适时统计需要预订用餐名单,并及时订餐,做好后勤服务;

4、对于董事长安排的预订酒店的事宜,应及时查阅酒店信息,预订房间或用餐,需要提前预交押金或者房费的,应提前做好用款请示并交款,避免影响客人的入住或者用餐。

注意事项:1、对于董事长和陈总的工作餐费,行政部有备用金使用,备用金不足时应及时请示董事

长或陈总;

2、对于预订送餐用餐时间比较紧的情况,可直接到商家购买,或者请同事协助完成。

行政前台工作内容2017-12-03 21:20 | #4楼

行政前台主要工作内容

1、接听电话,接收传真,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。

2、对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

3、保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。

4、监督员工每日考勤情况。

5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作

6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。

7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。

8、负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。

9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。

10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。

11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

12、做好材料收集、档案管理等工作。

13、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

14、协助上级进行内务、安全管理以及各部门之间的协调工作,为其他部门提供及时有效的行政服务。

前台行政(前台行政工作内容)的相关内容如下:

标题:前台行政(前台行政工作内容)|http://www.bailuda.cn/new-247139.html

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